ANTRA
GSTELLUNG

Allgemeines

Grundsätzlich sind die gesetzlichen Vorgaben der CTR zu beachten.

Die Antragstellung erfolgt in CTIS (euclinicaltrials.eu).

Prinzipiell erfolgt – wie in CTIS vorgesehen – die komplette Kommunikation in CTIS, für Anfragen bieten wir eine nationale Kontaktstelle der beteiligten Ethikkommissionen an.


Sprachanforderungen

Gem. § 31 Abs. 2 AMG ist das Antragsdossier bei multinationalen Klinischen Prüfungen in englischer Sprache vorzulegen. Anträge von mononationalen Klinischen Prüfungen können entweder in englischer oder deutscher Sprache eingebracht werden.

Folgende Angaben und Dokumente sind zwingend (auch) in deutscher Sprache einzureichen:

  • Der vollständige Studientitel ("full title") und öffentlicher Titel ("public title") sind auch auf Deutsch anzuführen. 
  • Hinweis: Der vollständige Studientitel muss mit den Dokumenten in Part II übereinstimmen (zB ICF, Versicherung)
  • Synopsis des Prüfplans (Pkt. D Z 24 des Anhang I der Verordnung (EU) Nr. 536/2014), die alle wichtigen Punkte des Prüfplans enthält. 
  • Unterlagen, die für die Prüfungsteilnehmer bestimmt sind, müssen in deutscher Sprache vorgelegt werden. Dies umfasst: 
    • Part I: Patient Facing Documents (Materialen, die während der klinischen Prüfung in Zusammenhang mit Endpunkten verwendet werden) gem. Eudralex Vol.10 Q&A 1.24 
    • Part II: 
      • alle Materialen, die von Abschnitt K (Verfahren zur Rekrutierung der Prüfungsteilnehmer) und L (Prüfungsteilnehmer-Information, Einwilligung nach Aufklärung und Verfahren zur Einholung der Einwilligung nach Aufklärung) des Anhangs I der Verordnung (EU) Nr. 536/2014 umfasst sind 
      • Versicherungsunterlagen 

Für die Anforderung von Dokumenten, die keine Patient-Facing-Documents sind, jedoch für die Prüfungsteilnehmer während der Klinischen Prüfung bestimmt sind, gibt es keine Rechtsgrundlage. Wir weisen jedoch explizit darauf hin, dass es in der Verantwortung des Sponsors liegt, diese Dokumente nur nach Herstellung einer validen Übersetzung Anwendung zu verwenden.

Prüfungsteilnehmer, die nicht der deutschen Sprache mächtig sind:
Sollten Prüfungsteilnehmer in die Klinische Prüfung an einem hiesigen Prüfzentrum eingeschlossen werden, die nicht in ausreichendem Maß der deutschen Sprache mächtig sind, müssen alle Unterlagen in beglaubigter Übersetzung in jene Sprache vorliegen, die der Prüfungsteilnehmer versteht.

 

Part I

Synopsis

Dem Antrag ist eine deutschsprachige Version der vorgelegten Zusammenfassung (Synopsis) des Prüfplans gemäß Pkt. D. Z 24 des Anhangs I der Verordnung (EU) Nr. 536/2014, die alle wichtigen Punkte des Prüfplans umfasst, anzuschließen. Eine zusätzliche laienverständliche Synopse ist nicht erforderlich. 

 

Patient Facing Documents

Definition Patient Facing Documents gem. Eudralex Vol.10 Q&A 1.24: Dokumente, welche an Studienteilnehmer während der Durchführung der Studie ausgehändigt werden (z.B. Fragebögen, Tagebücher etc.)

Patient Facing Documents, welche während der klinischen Prüfung in Zusammenhang mit Endpunkten verwendet werden ("patient facing documents") sind zusammen mit dem Protokoll in Part I des Antragsdossiers einzureichen.

Für die Anforderung von Dokumenten, die keine Patient-Facing-Documents sind, jedoch für die Prüfungsteilnehmer während der Klinischen Prüfung bestimmt sind, gibt es keine Rechtsgrundlage. Wir weisen jedoch explizit darauf hin, dass es in der Verantwortung des Sponsors liegt, diese Dokumente nur nach Herstellung einer validen Übersetzung Anwendung zu verwenden. Das kann im Rahmen einer Inspektion (durch das BASG) überprüft werden.

Sollten Prüfungsteilnehmer in die Klinische Prüfung an einem hiesigen Prüfzentrum eingeschlossen werden, die nicht in ausreichendem Maß der deutschen Sprache mächtig sind, müssen alle Unterlagen in beglaubigter Übersetzung in jener Sprache vorliegen, die der Prüfungsteilnehmer versteht.

 

GDPR Compliance

Für die Datenschutzerklärung (Statement of compliance with General Data Protection Regulation) kann das Template verwendet werden ("Template statement on compliance Regulation (EU) 2016/679")

In diese Vorlage zur Einhaltung der VO (EU) 2016/679 ist ein Passus aufzunehmen, dass auch die zusätzlichen nationalen Regelungen zum Datenschutz eingehalten werden oder es ist eine zusätzliche Bestätigung über die Einhaltung aller nationalen Gesetze und Richtlinien zum Datenschutz in Part II einzureichen.

 

CRF (Case Report Form)

Die Einreichung des CRF ist gem. VO (EU) 536/2014 nicht verpflichtend. Die Ethikkommissionen ersuchen dennoch um Vorlage (Part I Section „Protocol“), da dieser als essentieller Teil der Studienunterlagen angesehen wird.

Part II

Hinweise zu harmonisierten Dokumenten

Für folgende Dokumente werden die von der EU-Kommission (Eudralex Vol. 10, Chapter 1 - https://health.ec.europa.eu/medicinal-products/eudralex/eudralex-volume-10_en) publizierten Vorlagen akzeptiert bzw. empfohlen:

  • Interessenserklärung ("Declaration of Interest template")
  • Einhaltung der Vorschriften für Verwendung biologischer Proben ("Compliance with applicable rules for biological samples")
  • Verfahren für die Aufklärung nach Einwilligung und Rekrutierung ("Informed consent and patient recruitment procedure template")
  • Vergütung und Entschädigung für Prüfungsteilnehmer ("Compensation for trial participants")
  • Investigator Curriculum Vitae template
    Achtung: der CV muss datiert und darf nicht älter als ein Jahr sein. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. 
    Hinweis: Der unterfertigte und datierte CV muss aber im Trial Master File/Investigator Site File abgelegt sein.

Sollten eigene Vorlagen verwendet werden, müssen diese zumindest die Information der Kommissionsvorlagen enthalten.

 

Teilnehmerinformation und Einverständniserklärung (ICF)

Generell:

Die Verwendung der nationalen Vorlage wird empfohlen. Diese wurde von den Ethikkommissionen erstellt und enthält alle erforderlichen Punkte. Sollte die nationale Vorlage nicht verwendet werden, muss die Information für Prüfungsteilnehmer alle Themen ansprechen, die in der nationalen Vorlage aufgeführt sind.

In jedem Fall sind die Punkte Versicherung und Datenschutz des Mustertextes verpflichtend wörtlich zu verwenden, da diese gemeinsam mit Juristen erstellt wurden und alle gesetzlichen Punkte in verständlicher Sprache enthalten. Etwaige Ergänzungen können nur am Ende des Abschnittes eingefügt werden, sofern es dadurch nicht zu widersprüchlichen oder redundanten Aussagen kommt. (Muster ICF)

Da es sich beim Datenschutz- und Versicherungspassus der Musterinformation um einen in Übereinstimmung mit dem Forum der österreichischen Ethik-Kommissionen und gemeinsam mit Juristen erstellten Text handelt, der einheitlich verwendet werden soll, ist der genaue Wortlaut des Mustertextes zu verwenden und keine sprachliche Überarbeitung durchzuführen. Für den Datenschutzpassus gilt, dass etwaige Ergänzungen nur am Ende des Abschnittes eingefügt werden können, sofern es dadurch nicht zu widersprüchlichen oder redundanten Aussagen kommt.

Bei der Gestaltung der Patienteninformation ist folgendes zu beachten: 

  • Achten Sie bei der sprachlichen Gestaltung darauf, die Information in laienverständlicher Sprache zu verfassen. Vermeiden oder erklären Sie Fremd- oder Fachwörter sowie Schachtelsätze. Fügen Sie, wenn möglich, Grafiken und/oder Tabellen zur besseren Darstellung/Visualisierung ein.
  • Vermeiden Sie inhaltliche Wiederholungen  
  • Um Änderungen der Kontaktdaten zu vereinfachen, empfehlen wir die Verwendung von Platzhaltern in der Einwilligungserklärung. In diesem Fall sollten die standortspezifischen Daten in einem separaten Dokument vorgelegt werden, das mit dem Vermerk "not for publication" versehen wird.

Kontaktdaten:
Die Kontaktdaten sind integraler Teil der Patienteninformation und können bei multizentrischen Studien in Form einer „Kontaktdatenliste“ als not for publication Dokument eingereicht werden. In der Patienteninformation müssen die jeweiligen Platzhalter vorhanden sein.

Folgende standortspezifische Daten sind einzureichen: 

  • Vollständiger Name des Zentrums 
  • Name und Erreichbarkeit (Telefon, Mail,..) des PIs und ggf. Deputy-PIs 
  • 24-Stunden-Notfallnummer 
  • Kontaktdaten des oder der Datenschutzbeauftragten des Zentrums (Mailadresse ist ausreichend; es soll die Funktionsmailadresse anstatt persönlicher Mailadressen verwendet werden – als Hilfestellung finden Sie hier eine Auflistung von Datenschutzbeauftragten österreichischer Krankenanstalten - ohne Gewähr.)
  • Kontaktdaten der Patientenanwaltschaft (Patientenvertretungen)

Patienteninformation für nicht-einwilligungsfähige Patienten/Notfallstudien 

  • Sollen nicht einwilligungsfähige Patienten in die Studie eingeschlossen werden, ist eine gesonderte Information und Einwilligungserklärung für Erwachsenenvertreter einzureichen 
  • Bei Einschluss von temporär nicht-einwilligungsfähigen Patienten oder bei Notfallstudien ist zusätzlich eine nachträgliche Information und Einwilligungserklärung (Post-hoc-Information und Einwilligungserklärung) einzureichen, welche den Teilnehmern nach Wiedererlangung der Einwilligungsfähigkeit vorzulegen ist.

Patienteninformation für Minderjährige 

Werden Minderjährige ab 8 Jahren in die Studie eingeschlossen, ist zusätzlich zur Information und Einwilligung der Obsorgeberechtigten eine eigene Information und Einwilligung für die Kinder/Jugendlichen einzureichen. Dabei ist auf das sprachliche Verständnis Rücksicht zu nehmen und die Information und Einwilligung sollten  altersabhängig (z.B. 8-9 Jahre, 10-13 Jahre und 14-17 Jahre) gestaltet werden.

 

Patienteninformation für genetische Untersuchungen 

Bei Anträgen, die genetische Untersuchungen bzw. Genanalysen beinhalten oder einen optionalen Teil mit diesen vorsehen, sind die folgenden Leitlinien in Bezug auf die Aufklärung und Einwilligung zu beachten. Besonderes Augenmerk liegt hier auf der Mitteilung von Ergebnissen. Optionale Teile bedürfen einer eigenen Einwilligungserklärung. (Link Leitfaden) 

 

Site Suitability Formular (SSF)

Für österreichische Zentren ist VERPFLICHTEND das nationale Template der Trial Site Suitability zu verwenden: (Link SSF)

„The Trial Site Suitability Forms have to be signed by the site-specific responsible person“

Entsprechend der gemeinsamen Interpretation der CTR-Ethikkommissionen und dem BASG ist für alle österreichischen Krankenanstalten davon auszugehen, dass die Unterschrift des jeweiligen Ärztlichen Direktors (auch Stv ÄDir iV) oder des jeweils gleichzuhaltenden Funktionsträgers auf dem ausgefüllten TSSF aufscheinen muss. Einige Bundesländer oder Krankenanstalten haben spezifische Regelungen für die Unterschriftenleistung auf der TSSF festgelegt – die Liste der spezifischen Regelungen finden Sie hier. Anforderung an die Unterschriften: wet-ink oder fortgeschrittene (AES) oder qualifizierte (QES) elektronische Signatur (KEINE hineinkopierte gescannte Unterschrift).

 

Anforderungen Prüfer bzw. Prüfungsteam

Anforderungen an den Prüfer:

  • Gemäß § 43 Arzneimittelgesetz (AMG) idgF muss der Prüfer ein approbierter Arzt oder Zahnarzt sein, der zur selbständigen Berufsausübung in Österreich berechtigt ist.
  • Der Prüfer muss
    1) über entsprechende Kenntnisse und Erfahrungen auf dem Gebiet der klinischen Prüfung von Arzneimitteln,
    2) über entsprechende Kenntnisse und Erfahrungen auf dem vorgesehenen Indikationsgebiet und
    3) über Kenntnisse auf den einschlägigen Gebieten der nichtklinischen Medizin, insbesondere auch über Biometrie
    verfügen.
  • Der Nachweis über die genannten Eignungskriterien ist seitens des Prüfers der beurteilenden Ethikkommission sowie dem Sponsor zu erbringen. Falls der Prüfer auf einem der Teilgebiete gemäß Z 3 nicht die entsprechenden Kenntnisse und Erfahrungen besitzt, sind von ihm einschlägige Fachkräfte mitverantwortlich beizuziehen.
  • Dieser Nachweis, in Form des CV, des Prüfers muss datiert und nicht älter als 1 Jahr sein.
  • Die evaluierende Ethikkommission erkennt Ausbildungskurse wie den ÖÄK-Lehrgang für klinische Prüfer, postgraduale Programme oder themenspezifische Seminare nach Vorlage der entsprechenden Zertifikate oder Teilnahmebestätigungen an. In jedem Fall ist der Nachweis einer abgeschlossenen ICH-GCP-Ausbildung durch einen Ausbildungsnachweis zu erbringen, aus dem hervorgeht, dass diese Ausbildung den Mindestanforderungen des "TransCelerate Mutual Recognition Program" zur gegenseitigen Anerkennung der GCP Grundanforderungen entspricht.

Stellvertreter des Prüfers:

  • Die Verordnung (EU) 536/2014 verlangt nicht explizit, dass ein Stellvertreter des Prüfers nachzuweisen ist. Es wird jedoch empfohlen, dass beim initialen Antrag gemeinsam mit dem Prüfer ein qualifizierter Stellvertreter gemeldet wird.
  • Ein abrupter ungeplanter, längerer Ausfall des Prüfers, bei dem dieser nicht mehr in der Lage ist, eine Delegierung vorzunehmen, ist immer mit Zeitdruck und enormen regulatorischen Unsicherheiten verbunden. Die Vorbereitung und das Assessment einer Substantiellen Modifikation zur Bestellung eines neuen Prüfers nimmt eine gewisse Zeit in Anspruch.
  • Insbesondere in so einem Fall kann der Stellvertreter des Prüfers dessen Funktion sofort interimistisch übernehmen und diese Phase problemlos überbrücken.
  • Bei der Einreichung von Unterlagen zum Stellvertreter des Prüfers ist dessen Name in der "for publication" Version zu schwärzen, um den Datenschutz zu gewährleisten.
  • Für den Stellvertreter des Prüfers sind die selben Qualifikationsnachweise wie für den Prüfer zu erbringen.

Prüfungsteam:

  • Die Anforderungen an den Prüfer gemäß VO (EU) 536/2014 und AMG gelten nur für den Hauptprüfer und seinen Stellvertreter, aber nicht für das gesamte Prüfungsteam.
  • Andere an der klinischen Prüfung mitwirkenden Personen müssen durch Ausbildung, Fortbildung und Erfahrung zur Durchführung ihrer Tätigkeit ausreichend qualifiziert sein.
  • Handelt es sich um eine ärztliche Tätigkeit, muss eine Qualifikation als Arzt gemäß österreichischem Berufsrecht vorliegen (= approbierter Arzt oder Arzt in Ausbildung).

 

Versicherung

Vom Sponsor ist eine Versicherung, die den Anforderungen des § 40 AMG entspricht, abzuschließen.

Die zuständige Ethikkommission hat die Versicherungsunterlagen gem. ihrem gesetzlichen Auftrag einer inhaltlichen Prüfung zu unterziehen. Eine Beurteilung, ob die Versicherung den gesetzlichen Bestimmungen entspricht, ist aber nur dann möglich, wenn alle relevanten Unterlagen vorliegen.

Aus diesem Grund sind zwingend folgende Versicherungsunterlagen vorzulegen:

  • Die Versicherungspolizze  
  • Die Versicherungsbedingungen für die 
    • verschuldensunabhängige Personenschadenversicherung ("Probandenversicherung")
    • Erweiterte Haftpflichtversicherung für den Prüfer
    • Erweiterte Strafrechtsschutzversicherung für den Prüfer
  • Versicherungsbestätigung 

 

Die Versicherungsunterlagen sind grundsätzlich ungeschwärzt vorzulegen. Schwärzungen sind nur dann zulässig, wenn es sich um Informationen handelt, die für den Versicherungsinhalt ohne Belang sind – z.B. vom Versicherungsnehmer zu entrichtende Prämien. Es muss aber klar ersichtlich sein, was Gegenstand der Schwärzung ist (z.B. ist es zulässig, den Prämienbetrag selbst zu schwärzen, wenn erkenntlich ist, dass sich die Schwärzung darauf beschränkt). Darüber hinaus gehende Schwärzungen können nicht akzeptiert werden, weil für die Ethikkommission nicht überprüfbar ist, ob die Schwärzung z.B. unzulässige Einschränkungen des Versicherungsschutzes betrifft. Im Zweifelsfall sind der Ethikkommission in jedem Fall vollkommen ungeschwärzte Versicherungsunterlagen vorzulegen.

Bitte beachten sie folgende zusätzliche Prüfkriterien: 

  • Der gesamte geplante Dauer der Klinischen Prüfung muss vom Versicherungsschutz umfasst sein 
  • Die Anzahl der versicherten Personen muss mindestens der Summe aller geplanten Prüfungsteilnehmer in allen Prüfzentren gem. den Angaben in den Site Suitability Formularen (Planned number of subjects / patients in total) oder der Angabe im Tab MSC im CTIS entsprechen - je nachdem, welche Angabe höher ist. Eine höhere Anzahl an versicherten Personen ist zulässig. 

 

National Compliance with GDPR

Für die Datenschutzerklärung (Statement of compliance with General Data Protection Regulation) kann das Template verwendet werden ("Template statement on compliance Regulation (EU) 2016/679")

In diese Vorlage zur Einhaltung der VO (EU) 2016/679 ist ein Passus aufzunehmen, dass auch die zusätzlichen nationalen Regelungen zum Datenschutz eingehalten werden oder es ist eine zusätzliche Bestätigung über die Einhaltung aller nationalen Gesetze und Richtlinien zum Datenschutz in Part II einzureichen.